På kontoret står bara en server

Tech Data, oktober 2003

Idag består arbetet mest av administration. Allt mindre tid läggs på produktion och försäljning, alltmer på ekonomisk redovisning och planering, rapportering, avtalsskrivning, dokumentation, information och kommunikation.

På gator och torg finns inte längre några poliser. De sitter i polishuset och administrerar. Militären har slutat öva och generalerna har bara pappersmeriter. Men kan vi försvara Sverige med administrativa rutiner?

I sjukvården ökar varje år antalet anställda, samtidigt som den totala vårdinsatsen minskar och köerna blir längre. Vad är det som pågår? Administrationen ökar.

När det blir riktig kris kan ett företag som Ericsson halvera personalstyrkan – från 110 000 till mindre än 50 000 – och i stort sett producera och sälja som förut. Fast det blir inte lika många OH-bilder och mindre administration såklart.

När vi inte litar på människors omdöme kräver vi mer administration. När vi inte vågar fatta beslut ropar vi på mer administration. När vi inte orkar vara innovativa vilar vi oss i de administrativa rutinerna. När vi inte vågar expandera tröstar vi oss med att administrera det vi redan har. Vi städar skrivbordet i stället för att ringa det svåra säljsamtalet.

Ett visst mått av administration är nödvändigt i ett organiserat arbetsliv. Men när administrationen växer förvandlas den från stöd till hinder för det produktiva arbetet. Administrationen skapar en organisation som kväver sig själv och bränner ut sin personal.

Nu finns det teknik som verkligen gör det möjligt att effektivisera kontorsarbetet. Men effektiviseringen misslyckas om vi samtidigt låter administrationen expandera. Vi måste satsa på människor, på folk som kan fatta beslut, snarare än på mer information och administration.

Med dagens teknik kan vi bygga det papperslösa kontoret om vi vill. Men det papperslösa kontoret saknar inte bara papper. Där finns inga människor heller. Människorna är där de gör nytta, på marknaden. De är ute och säljer, ger service, följer upp, vårdar kundrelationer. Administrerar gör de i pauser, på resan, vid dagens slut. På kontoret står bara en server.

Bo Dahlbom
chef för Svenska IT-institutet (SITI)
www.viktoria.se/dahlbom