Framtidens statsförvaltning

Klipp ur underlags-PM till Medborgarutredningen, 15 september 2008

Datoriseringen av våra myndigheter inleddes redan på 1960-talet och Sverige var pionjär när det gällde införandet av adb-system i statlig förvaltning. Redan 1962 lades mantals- och uppbördsregistret ”på data” och 1963 fick Statskontoret uppdraget att leda rationaliseringen av de svenska myndigheterna med hjälp av den nya tekniken. För medborgarna, som inte själva hade tillgång till datorer och system, kom datoriseringen att innebära att myndigheternas expertkaraktär ökade och att avståndet till dem blev större. I bästa fall kunde medborgarna i samförstånd med handläggarna skaka på huvudet och med frasen ”det ligger på data” böja sig för en omutbar myndighetsutövning bortom all diskussion. Datoriseringen kom att stödja inslaget av social ingenjörskonst i den moderna samhällsutvecklingen med komplexa system vilka endast kunde förstås och hanteras av experter.

Med persondatorerna försköts på 1980-talet fokus i datoriseringen från stora system till dokument- och ärendehantering. Persondatorerna kom att användas av alla tjänstemän som ett stöd i verksamheten, och man experimenterade också med att i s. k. medborgarkontor ge medborgarna tillgång till persondatorer. Där kunde medborgarna själva mata in uppgifter, fylla i blanketter, och inhämta information. Men annars inriktades uppmärksamheten alltmer mot försök att digitalisera ärendehanteringen och få effektivare arbetsflöden. Med Internet kom dessa system att kompletteras med webb och e-post och e-posten har blivit ett oundgängligt verktyg i statsförvaltningen I kontakterna med medborgarna har man däremot hittills valt att begränsa sig till webben och dess formulär.

Trots den politiska entusiasmen i tidigt 1990-tal – ”Vingar åt människans förmåga” – har statsförvaltningen haft svårt att ställa om till den snabbt ökande användningen av Internet. Frågan har gång på gång tilldelats särskilda organ vid sidan om den ordinarie verksamheten – toppledarforum, IT-kommission, 24-timmarsdelegation, IT-politisk strategigrupp, IT-råd – vilka med entusiasm diskuterat frågan men saknat mandat att påverka förvaltningen. Samma relativt undanskymda roll har också Verva spelat, och frågan är om de delegationer inom regeringskansliet som nu inrättas kan bli så mycket kraftfullare..

Så har det också gått betänkligt långsamt i Sverige. I en nyligen genomförd undersökning, beställd av EU, hamnar Sverige först på 7e plats bland de 27 EU-länderna vad gäller tillgång till offentliga e-tjänster. Än värre blir det när tjänsteutbudet relateras till medborgarnas tillgång till Internet. Då hamnar Sverige först på en 4e plats från slutet. Svenska medborgare har tillgång till Internet, men offentlig sektor erbjuder jämförelsevis få elektroniska tjänster. Detta verkar vara den allvarligaste digitala klyftan i Sverige idag.

Om man försöker summera statsförvaltningens förhållande till teknikutvecklingen på IT-området så här långt, måste man konstatera att det snabba och kraftfulla agerande man visade under datoriseringens inledning på 1960-talet, med tiden ersatts av allt större tvekan och senfärdighet. Så här på 2000-talet har man fått allt svårare att hänga med i en allt snabbare teknikutveckling. På Internet florerar alltmer avancerade verktyg för samtal och samarbete (webb 2.0) medan statsförvaltningen fortfarande ägnar sig åt att försöka effektivisera och datorisera en ärendehantering som till stora delar fortfarande bedrivs med hjälp av papper och stora inslag av hantverksmässig hantering.

Samtidigt som man ägnar sig åt att försöka få ordning på sina interna system för ärendehantering, sker en fantastiskt utveckling av användningen av Internet i samhället med konsekvenser för medborgarnas krav på service och medinflytande. Allt myndigare medborgare ställer allt större krav på inflytande och ansvarstagande i ärenden som gäller dem. Lättanvända system för samarbete mellan olika aktörer ställer allt större krav på samordning och effektiv samverkan mellan myndigheter, medborgare och näringsliv.

Med Internet under armen kan de svenska medborgarna möta sina myndigheter utan att behöva stå med mössan i hand. 2000-talets århundrade är amatörernas århundrade och wikipedia, bloggar, communities, wikiversities är tidiga exempel på vilken kraft amatörer utgör när de delar kunskap. Därför ställer de också allt starkare krav på myndigheterna att själva dela med sig av sin kunskap, göra den enkelt tillgänglig på nätet. De verktyg, den statistik, de experter myndigheterna använder sig av, vill också medborgarna ha tillgång till.

Medborgaren i 2000-talets samhälle bedriver i vardagen en synnerligen komplex ärendehantering med många, ofta långvariga, ärenden vilka involverar många olika aktörer. Alltmera av denna ärendehantering kan hon nu förlägga till nätet. Det ligger i statens intresse att ha kompetenta medborgare och därför borde den naturligtvis göra vad den kan för att stödja och utveckla medborgarna i deras ärendehantering. De anställda i dagens statsförvaltning har att brottas med synnerligen föråldrade ärendehanteringssystem och saknar tillgång till många av dagens hjälpmedel, men komplexiteten i deras ärendehantering är betydligt mindre än i den ärendehantering de varje dag hanterar som medborgare. När man vill effektivisera statsförvaltningen borde man därför ta sin utgångspunkt hos medborgarna, deras verklighet och deras behov. Medborgarens kontor blir så mycket viktigare i den mån den offentliga sektorn konkurrensutsätts och privatiseras. När monopol avskaffas får vi ett stort antal privata aktörer och staten måste försäkra sig om medborgarens tillgång till alla de offentligt finansierade tjänster som den fortsätter att erbjuda. Den uppgiften löses enklast genom att staten erbjuder medborgaren ett funktionellt ärendehanteringssystem och en väl organiserad portal till alla de tjänster den tillhandahåller.

2000-talets tjänstesamhälle finns i allt större utsträckning på nätet och statsförvaltningen måste följa med i denna utveckling, måste anpassas till en rörligare befolkning, erbjuda sina tjänster på ett sätt som är mindre beroende av rum och tid. När tjänsterna i allt större utsträckning flyttar ut på nätet och erbjuds medborgarna för självbetjäning, måste myndigheterna samarbeta på ett sätt som inte sker idag. Det kräver samkörning av databaser och upplösning av myndighetsgränser ungefär som redan skett i näringslivet där isolerade företag ersatts av komplexa system av försörjningskedjor. Den svenska statsförvaltningen, med rötter i 1600-talet och ett helt annat samhälle, står inför stora utmaningar så här i början av 2000-talet.